Paperless

[Vis]

Nieuw speeltje: http://www.getdoxie.com/product/doxie-go/



Werkt geheel onafhankelijk van computers, en scant direct naar een SD-card. Werkt op stroom of batterijen.

Doel is om de enorme la met papier die altijd ontstaat en waar ik nooit iets mee doe geheel weg te krijgen, en te voorkomen dat die weer vol komt te liggen met rekeningen, belastingbrieven, etc.

Huidige workflow:

1. Ontvang en open post of haal bonnetjes uit tas
2. Scan het in met de Doxie en gooi het bij het oud papier
3. Importeer scans van SD-card elke week/maand/whenever
4. Sla op als PDF met OCR (tekstherkenning)
5. Laat Hazel de PDF's automatisch indelen in mappen en hernoemen op basis van de inhoud

De software werkt erg goed. Scans worden automatisch al goed gedraaid, gecropped en wat aangepast, en dat is ook nog allemaal handmatig te doen. Er is ook een "Staple"-functie waarmee je meerdere gescande pagina's op elkaar kan stapelen en die bij het exporteren dan één PDF worden met meerdere pagina's.

Hazel is een app die van alles met bestanden kan doen op basis van regels. Ik sla alle scans op in "Dropbox/Scans/Imported". Hazel ziet dat er nieuwe files zijn en kijkt in dit geval naar de inhoud. Als er bijvoorbeeld de tekst "belastingdienst" in voorkomt verplaatst ie de scan naar "Dropbox/Scans/Belastingdienst/2012/".

Heb in Hazel een hele lijst met regels ingesteld voor dingen die vaak voorkomen en herkenbaar zijn aan de inhoud, en daardoor automatisch zijn in te delen in mappen. Dus het overgrote deel van wat ik inscan hoef ik nooit naar te kijken en komt vanzelf in de goede map te staan. Wat er overblijft kan ik handmatig doen.

Nu heb ik alles digitaal, in Dropbox en dus op al m'n computers en overal online toegankelijk. Het is ingedeeld op categorie en jaar, dus op die manier is het redelijk snel terug te vinden. En sowieso kan ik op tekst zoeken; als ik binnen m'n OS op bijv. een bedrag zoek krijg ik de PDF terug waar dat specifieke bedrag in staat.

Meer mensen die paperless zijn/proberen te worden of eraan denken dit te gaan doen?

[Punisher]

Ik heb hiervoor Canon Canoscan LiDE 110.
Dit ding werkt ook alleen op de USB. Enige nadeel hiervan is trouwens dat mijn laptop te weinig stroom op de USB lijkt te leveren, dus ik moet mijn desktop gebruiken ...

Toen ik dit ding kocht geloof ik ook naar die Doxie gekeken, maar die is toch wel een stuk duurder... Al moet ik zeggen dat het wel makkelijker is.

Ik doe trouwens niks met OCR e.d. Ik sla het gewoon als png op in het mapje van de verzender... Kan in achteraf altijd nog, maar vooralsnog geen zin in gehad.

[Master Vanhu Botie]

Doe je officiële papieren nog maar niet te veel weg, het is best mogelijk dat een digitale afdruk niet geaccepteerd wordt uit schrik dat je tracht fraude te plegen .....

[Vis]

Dat is wel een goede inderdaad. Even wat lopen zoeken, en schijnbaar waren ze er bij de Belastingdienst ook niet over uit tot vrij recent:

Naar aanleiding van onder andere de reactie van René hebben we het uitgezocht. Het is inderdaad toegestaan om facturen en bonnetjes in te scannen en digitaal te bewaren zolang het een juiste en volledige weergave van het origineel is.

De informatie op onze internetsite is aangepast: Uw facturen bewaren

Tobias
Webcareteam Belastingdienst

Ze verwijzen naar: http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/c ... en_bewaren

Let op!
U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Ook deze digitale administratie moet 7 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.

Dit geldt in ieder geval in Nederland, dunno hoe dat in België is.

Denk dat ik misschien nog wel bonnetjes van bepaalde dingen die ik in de winkel koop nog even tijdelijk bewaar. Bij veel producten/bedrijven krijg je niet eens meer een papieren factuur en mailen ze die enkel, maar verder geen ervaring met hoe minder "moderne" bedrijven reageren als je met een scan aankomt en garantie wil claimen.

[Punisher]

Ik gooi alle papieren ook nog gewoon in een doos. Al is het maar als een backup.

[GPS]

Ik verwerk het in m'n administratie en berg de stukken waar naar gevraagd kan worden op in een map.
Heeft in mijn geval twee voordelen: 1. GMS kan het ook gewoon inzien, zonder dat ze mijn hulp nodig heeft. en 2 Ik kan het heel makkelijk overdragen aan een ander (Vooral handig m.b.t. de administratie van mijn schoonvader)

Maar ik kijk uit naar een volkomen digitale administratie.

[Jadzia]

Ik archiveer ook braaf alles in mappen. Zou niet het geduld hebben om alles te scannen.

Heb dan liever dat ze het digitaal aanleveren.

[The Silencer]

Heb je nog steeds alles op Dropbox of heb je het daar inmiddels weer vanaf gehaald?

[Vis]

Alles nog steeds in Dropbox, alleen in een encrypted image file. Werking is verder hetzelfde. Nadat de eerst grote bult was weggewerkt hou ik alles elke ±2 weken bij, en dat kost me letterlijk een paar minuten.

[The Silencer]

Alles nog steeds in Dropbox, alleen in een encrypted image file. Werking is verder hetzelfde. Nadat de eerst grote bult was weggewerkt hou ik alles elke ±2 weken bij, en dat kost me letterlijk een paar minuten.

Dat zijn toch weer een paar minuten van je leven die je niet terug krijgt. Maar archiveren van papierenmeuk duurt vast langer. *legt bankafschriften uit de jaren 70 terzijde*.

[Vis]

Het voordeel is geen papier meer overal en alles is zeer snel terug te vinden. Ik typ nu bijvoorbeeld "mediamarkt" in en poef.. alle bonnetjes en facturen van die winkel. Dus als je eens iets nodig hebt voor garantie hoef je alleen de naam van het product te weten, en je hebt 't. Als je alles op papier hebt ben je een uur aan 't bladeren of je moet heel veel tijd steken in een organisatiesysteem. En al die dingen kosten meer tijd.

[Miriam]

Alles is hier ook gewoon nog op papier.
Nou zijn wel belangrijke documenten ingescand en facturen voor bedrijven etc. Maar dat zijn veel gestandaardiseerd dus die kunnen per post of mail. Maar veel bedrijven en organisaties werken gewoon met fysieke post en zoveel extra moeite kost dit ook weer niet.